CRM · IMPORT & MIGRATION
Importer une base clients de courtage énergie
↳ Excel, HubSpot, Pipedrive : la migration concrète
Migrer un portefeuille de courtage énergie n'est pas un transfert CSV. Il faut conserver le rattachement multi-PDL par client, gérer les doublons, garder l'historique des relances utiles et faire correspondre les champs métier qui n'existaient pas dans le CRM d'origine. Cette page décrit la procédure pas à pas, le format attendu, les colonnes obligatoires et la durée typique d'une migration accompagnée par l'équipe Volto.
Trois points de départ, trois logiques de migration
Le mode de migration dépend d'où vous partez. Trois situations couvrent l'essentiel des cas que nous traitons.
Excel maison. C'est encore le cas le plus fréquent en courtage énergie B2B. Souvent un classeur central avec un onglet par commercial, ou un onglet « clients » et un onglet « sites » faiblement liés. Avantage : structure libre, donc adaptable. Inconvénient : doublons, données obsolètes, champs incohérents d'un onglet à l'autre. Le travail principal de migration porte sur la consolidation.
HubSpot, Pipedrive ou Zoho CRM. Export natif disponible, structure cohérente. Le défi est ailleurs : un client multi-sites a généralement été modélisé en plusieurs deals ou en champs personnalisés textes. La migration vers Volto reconstruit la hiérarchie client → site → contrat, ce qui demande un mapping manuel sur les premiers cas pour valider la règle automatique.
Eneo, Dynergy ou GridCRM. Ce sont des CRM courtage métier, donc le modèle de données est déjà aligné sur Volto (PDL, PCE, segments tarifaires, ACD). L'export est plus propre, la migration plus rapide. Nous savons traiter ces exports et conservons les correspondances structurelles. Voir la page CRM courtage pour le comparatif des outils.
Format attendu et colonnes obligatoires
Volto accepte CSV (séparateur virgule ou point-virgule, encodage UTF-8 ou Windows-1252 — les exports français se font souvent en CP1252) et XLSX. Pas de format propriétaire, pas de connecteur tiers. Deux fichiers sont attendus pour une structure propre.
Fichier 1 — Clients. Une ligne par client. Colonnes obligatoires : SIRET, raison sociale. Colonnes fortement recommandées : code APE, adresse siège, nom du décisionnaire, email décisionnaire, téléphone décisionnaire. Colonnes optionnelles : effectif, chiffre d'affaires, commercial attributaire, date d'entrée en portefeuille.
Fichier 2 — Sites. Une ligne par site (PDL ou PCE). Colonnes obligatoires : SIRET du client (clé de rattachement), PDL ou PCE (14 chiffres). Colonnes fortement recommandées : adresse du site, segment tarifaire (C5, C4, HTA, T2, T3, T4), fournisseur en cours, date de fin de contrat. Colonnes optionnelles : option tarifaire (CU4, MU4, LU), puissance souscrite, consommation annuelle, type de prix actuel (fixe, indexé, ARENH).
Si votre source ne contient qu'un fichier unique (une ligne par site avec les infos client répétées), Volto sait reconstituer la structure deux-fichiers automatiquement. Mais le résultat est plus propre quand la séparation est faite en amont, car les doublons clients deviennent visibles.
Pour la définition détaillée des champs métier collectés (PDL, PCE, segments, ACD), voir la page sœur fiche client courtage énergie. Le lexique des sigles énergie récapitule le vocabulaire.
Le cas multi-PDL : le vrai sujet de la migration
Sur un CRM générique, un client à 8 sites peut prendre n'importe quelle forme : 8 deals, 1 fiche entreprise avec un champ texte « PDL 1, PDL 2, … PDL 8 », 1 fiche par site avec la raison sociale dupliquée, ou un mélange. La migration vers Volto consolide tout ça en un objet client unique avec 8 sous-objets sites.
Détection du rattachement. Trois clés sont utilisées dans l'ordre. SIRET strict : meilleur niveau de confiance, fusion automatique. Raison sociale exacte + code postal : niveau intermédiaire, fusion proposée. Raison sociale approchée (correspondance floue à 90 %+) : niveau bas, fusion manuelle validée par l'utilisateur.
Conservation des champs spécifiques par site. Quand un client a des fins de contrat distinctes par site, ou des fournisseurs différents, ces informations restent attachées au bon site après fusion. C'est précisément ce qu'un CRM générique perd lors d'une consolidation à la main.
Validation visuelle avant import définitif. Avant écriture en base, Volto produit un rapport de pré-import qui liste : nombre de clients après fusion, nombre de sites, doublons identifiés, lignes rejetées (PDL invalide, SIRET inexistant), champs non mappés. Vous validez ou ajustez avant de lancer l'import réel.
Gestion des doublons et qualité de données
Une base de courtage qui tourne depuis 3 à 5 ans contient typiquement 5 à 15 % de doublons et 10 à 20 % de fiches obsolètes (clients perdus, entreprises radiées, contacts qui ont quitté l'entreprise). La migration est l'occasion de nettoyer ce stock, sans tout jeter.
Doublons SIRET. Fusion automatique. Les notes, contacts, sites et cotations des deux fiches s'agrègent dans une fiche unique. La date d'entrée en portefeuille la plus ancienne est conservée, le commercial attributaire le plus récent prend le relais.
Doublons raison sociale + code postal. Fusion proposée mais non automatique. Vous tranchez au cas par cas — parfois c'est un vrai doublon, parfois deux établissements distincts d'une même entreprise sous deux SIRET.
Fiches obsolètes. Volto recroise les SIRET avec SIRENE pendant le pré-import. Les entreprises radiées ou en procédure collective sont signalées. Vous choisissez de les archiver (conservées en lecture seule) ou de les supprimer définitivement.
PDL invalides. Les numéros PDL ou PCE qui ne respectent pas le format 14 chiffres sont rejetés et listés dans le rapport. Souvent ce sont des erreurs de saisie historique (chiffre manquant, espace au milieu) que vous corrigez avant relance de l'import.
Conservation de l'historique commercial
Ce qui distingue une bonne migration d'un simple transfert de fichier, c'est ce qui reste exploitable après. Trois types d'historique méritent attention.
Historique de cotations. Si votre source garde les cotations envoyées (dates, fournisseurs, prix), Volto les importe comme objets structurés rattachés au bon site. Sinon, les PDF archivés s'attachent en pièce jointe. Le passage d'un PDF mort à une cotation lisible se fait progressivement, au fil des recotations.
Historique de relances. Les emails, appels et notes datés se reprennent comme journal d'activité sur la fiche client. Permet de garder la mémoire commerciale d'un prospect travaillé depuis trois ans. Pour le détail de la mécanique de relance dans Volto, voir la cible sœur pipeline et relances.
Historique de commissions. Si vous suivez les commissions versées dans un fichier séparé (très courant), nous les importons et les rattachons aux contrats correspondants. Le module commissions de Volto reprend ensuite le calcul à partir de l'historique chargé. Voir aussi gestion des commissions courtage énergie.
Lancer une migration accompagnée
La migration est incluse dans l'onboarding du plan Cabinet, sans surcoût. Le processus type : envoi de vos fichiers source (Excel, exports CRM), visio de 1h30 pour le mapping des colonnes et la validation du rapport de pré-import, traitement nocturne, visio de 30 minutes le lendemain pour la validation finale. Durée typique 1 à 3 jours selon la base. Pour le détail du périmètre produit, voir la page produit. Pour revenir au panorama du CRM, voir la page CRM courtage.
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Onboarding et migration inclus — 200 €/mois HT, sans engagement.
Questions fréquentes sur l'import de base clients
Quel format de fichier accepte Volto pour l'import ?
CSV (séparateur virgule ou point-virgule, encodage UTF-8 ou Windows-1252) et XLSX. Les exports natifs de HubSpot, Pipedrive et Salesforce sont reconnus. Les Excel maison sont acceptés tels quels, le mapping des colonnes se fait pendant l'onboarding en visio avec l'équipe Volto. Aucun retraitement préalable nécessaire de votre côté.
Combien de temps prend la migration d'un portefeuille existant ?
Entre 1 et 3 jours selon la taille et la propreté de la base. Un cabinet de cinq personnes avec 300 clients et 500 sites se migre généralement en 1,5 jour : une visio de 1h30 pour le mapping, une nuit de traitement côté Volto, une visio de validation le lendemain. Au-delà de 2000 sites ou si la base est éclatée sur plusieurs Excel, prévoir 2 à 3 jours.
Que se passe-t-il si on a un même client en doublon dans le fichier source ?
Volto détecte les doublons sur trois clés successives : SIRET strict, puis raison sociale + code postal, puis email du décisionnaire. Les doublons probables sont remontés dans un rapport de pré-import avant validation. Vous décidez au cas par cas — fusion automatique, conservation séparée, ou règle de priorité (la fiche la plus récente l'emporte, par exemple).
L'historique des relances et des cotations est-il conservé ?
Oui dès lors qu'il est exploitable dans le fichier source. Les notes datées, les emails archivés, les étapes de pipeline et les cotations PDF s'importent et restent consultables sur la fiche client cible. Les courbes de charge déjà collectées via SGE se réimportent au format Enedis natif. Ce qui ne se transfère pas : les automatisations Zapier custom que vous aviez paramétrées dans HubSpot, qui n'ont plus d'objet une fois sur Volto.
Peut-on faire une migration en autonomie sans accompagnement ?
Techniquement oui, mais nous le déconseillons pour une base de plus de 50 clients. L'accompagnement est inclus dans tous les plans Cabinet, sans surcoût. Le mapping multi-PDL par client est le point qui demande de l'expérience : sur un export HubSpot, un client multi-sites est généralement éclaté en plusieurs deals ou en champs personnalisés mal structurés, et la fusion propre demande deux ou trois itérations.