PIPELINE & RELANCES · FIN DE CONTRAT

Relance fin de contrat énergie

↳ T-180, T-90, T-30 — pas un jour de plus, pas un jour de moins

Une fin de contrat ratée est la première cause de perte commerciale d'un cabinet de courtage énergie mature. Le préavis fournisseur — 1, 3 ou 6 mois selon le contrat — referme la fenêtre de renégociation avant même que le client se pose la question. La séquence de relance T-180 / T-90 / T-30 n'est pas un outil marketing, c'est une discipline opérationnelle qui se modélise et s'automatise. Nous détaillons ici la mécanique.

Le préavis fournisseur, contrainte structurante

Avant de parler de relance, il faut parler de préavis. La date qui compte sur un contrat énergie B2B n'est pas la date de fin — c'est la date butoir au-delà de laquelle le contrat se reconduit tacitement. Cette date butoir est la date de fin de contrat moins le préavis contractuel du fournisseur sortant.

Préavis 1 mois. Standard pour la plupart des contrats C5 (puissance souscrite inférieure ou égale à 36 kVA). Le client peut résilier ou laisser glisser jusqu'au dernier mois. La fenêtre de manœuvre est confortable mais l'inconvénient est qu'à T-30 jours, on n'a pas toujours le recul nécessaire pour coter sur un marché qui bouge.

Préavis 3 mois. Le standard du marché sur les contrats C4 (36 à 250 kVA), et la grande majorité des contrats gaz B2B chez les fournisseurs nationaux (TotalEnergies, EDF, Engie). Au-delà de T-90 jours, le contrat se reconduit aux conditions du fournisseur, souvent sur un index défavorable au client. C'est la fenêtre la plus courante et la plus piégeuse — un trimestre paraît long, il passe vite.

Préavis 6 mois. Fréquent sur les contrats HTA (au-delà de 250 kVA) et sur certains contrats indexés négociés en gré à gré. Quelques fournisseurs alternatifs appliquent aussi 6 mois sur des typologies spécifiques. Sur ces contrats, manquer la fenêtre coûte cher car la commission unitaire est élevée — typiquement 4 000 à 15 000 € sur un HTA renégocié.

Volto stocke le préavis par fournisseur et par type de contrat, et calcule automatiquement la date butoir à partir de la date de fin saisie. Toutes les relances T-180 / T-90 / T-30 sont calées sur cette date butoir, pas sur la fin de contrat brute. Pour comprendre où s'inscrit cette mécanique dans le cycle commercial complet, voir notre page pipeline commercial courtier énergie.

La séquence T-180 / T-90 / T-30 expliquée

Trois moments, trois objectifs distincts. Aucun ne se confond avec un autre, aucun ne se saute sans risque.

T-180 — la prise de contact préparatoire

Six mois avant la date butoir, l'objectif n'est pas de coter. Il est de prévenir le client que son contrat arrive à échéance, de vérifier que le périmètre est inchangé (sites ouverts, sites fermés, nouvelles activités, consommations en évolution), de confirmer ou faire signer l'autorisation ACD si nécessaire, et de poser un rendez-vous de cotation pour T-90 ou T-60. Email court, sobre, factuel. Un appel téléphonique en complément sur les comptes à enjeu. Sur les C5 monosites simples, T-180 peut être sauté ; sur tout C4 et HTA, il est indispensable.

T-90 — la cotation

Trois mois avant la date butoir, on cote. Les données Enedis ont été récupérées, le pricer a tourné, plusieurs scénarios sont présentés au client (fixe, indexé, durées variables). L'email porte la proposition, l'appel téléphonique sert à la défendre et à répondre aux objections, le rendez-vous physique se cale sur les clients à plus fort volume. C'est l'étape où la majorité des décisions se prennent. Sur un contrat à préavis 3 mois, T-90 est la dernière fenêtre confortable.

T-30 — le rattrapage et la sécurisation

Un mois avant la date butoir, ceux qui n'ont pas signé sont en risque. La relance est plus directe : rappel des conséquences d'une reconduction tacite, dernière relance des scénarios, courrier recommandé sur les dossiers muets. Sur un contrat à préavis 1 mois, T-30 est l'étape principale et non un rattrapage. Sur un préavis 3 mois, T-30 est déjà hors fenêtre — il sert à formaliser la perte ou à négocier avec le fournisseur sortant pour une renégociation hors préavis, ce qui se fait mais entame la commission attendue.

Multi-canal : pourquoi l'email seul ne suffit pas

Les bases B2B affichent des taux d'ouverture email entre 30 et 45 % sur les premières relances, et beaucoup moins ensuite. Sur un dossier à fort enjeu comme une fin de contrat, jouer un seul canal revient à accepter qu'un quart de son portefeuille ne reçoive pas l'information.

Email. Canal principal pour T-180 et T-90. Permet de joindre les pièces (offre, comparatif, simulation), trace l'envoi, se réceptionne et se classe. Le pli automatique du pipeline génère l'email pré-rempli, le commercial valide et envoie.

Téléphone. Canal d'engagement à T-90 et T-30. Le décideur n'ouvre pas toujours ses emails ; en revanche, sur un échange de cinq minutes, on capte une intention, on lève une objection, on prend un rendez-vous. Volto trace l'appel comme une activité dans la fiche, avec un compte-rendu court qui alimente la conversation suivante.

Courrier. Canal de preuve, à utiliser à T-30 sur les dossiers qui n'ont pas répondu sur email et téléphone. La lettre recommandée lève l'argument « je n'ai jamais reçu l'information » et constitue une trace utile en cas de litige sur la reconduction tacite. Volto génère le PDF avec l'en-tête du cabinet et les variables client pré-remplies.

Ce que coûte une fin de contrat ratée

Le calcul est simple à faire et déplaisant à regarder. Un contrat C4 standard renégocié rapporte au courtier entre 1 500 et 4 000 € de commission, étalée sur la durée du contrat (typiquement 24 ou 36 mois). Un contrat HTA monte à 4 000 à 15 000 €. Sur un portefeuille de 200 contrats actifs avec 180 renouvellements annuels, manquer 10 % de la fenêtre représente 18 contrats perdus, soit 25 000 à 50 000 € de commission annuelle qui s'évapore en reconduction tacite.

Pire : ces 18 contrats n'apparaissent pas comme « perdus » dans le pipeline, parce qu'ils n'y sont jamais entrés. Le commercial pense que son portefeuille est sain, et il l'est dans le sens où aucun client ne l'a quitté — mais 10 % du volume théorique s'est silencieusement éclipsé. C'est précisément ce que rend visible une vue ligne du temps fin de contrat correctement alimentée, et c'est l'écart le plus fréquent que nous constatons à l'arrivée chez un nouveau client de Volto. Pour le reporting des indicateurs liés, voir reporting commercial courtier énergie.

Comment Volto automatise la séquence

Le module pipeline de Volto traite la relance fin de contrat comme un objet métier à part entière, pas comme une tâche libre dans un agenda.

Calcul automatique de la date butoir. À la saisie d'un contrat (ou à l'import depuis un Excel), Volto récupère le préavis associé au fournisseur et au type de contrat, et affiche la date butoir réelle à côté de la date de fin. Les trois jalons T-180 / T-90 / T-30 sont positionnés automatiquement par rapport à la date butoir.

Tâches générées par jalon. Sept jours avant chaque jalon, le commercial propriétaire du dossier reçoit une tâche dans son tableau du jour, avec l'email modèle pré-rempli (variables client, dates, scénario de cotation si déjà disponible). Il valide, complète si nécessaire, envoie. L'activité s'enregistre dans la fiche.

Adaptation par segment. La séquence par défaut peut être adaptée par segment de portefeuille — un C5 monosite ne reçoit pas la même séquence qu'un HTA multi-sites. Les modèles d'email et les scripts d'appel sont éditables, le cabinet garde la voix qu'il veut tenir.

Vue ligne du temps fin de contrat. Au-delà des relances individuelles, l'écran ligne du temps affiche tous les contrats du portefeuille triés par date butoir, avec un curseur de fenêtre paramétrable. C'est l'écran que le gérant ouvre le lundi matin pour décider de ses priorités de la semaine. Pour intégrer la dimension marché à cette logique, voir fenêtre cotation marché énergie.

Questions fréquentes

Quel préavis appliquer quand on ne le connaît pas pour un fournisseur donné ?

En l'absence d'information contractuelle claire, nous appliquons une règle prudente par typologie de point. C5 : 1 mois minimum, mais nous calons la première relance à T-90 pour laisser le temps de coter et négocier. C4 : 3 mois, qui est le standard du marché chez la majorité des fournisseurs (TotalEnergies, EDF, Engie, Endesa). HTA : 6 mois, en particulier sur les contrats à forte puissance. Pour le gaz B2B, les préavis sont souvent alignés sur ceux de l'électricité du même fournisseur, mais nous recommandons de demander confirmation au client ou au fournisseur sortant. Volto permet de stocker un préavis par fournisseur et par type de contrat, et de remonter à chaque renouvellement les dossiers où le préavis n'a pas été vérifié.

Faut-il vraiment relancer un client à T-180 ? N'est-ce pas trop tôt ?

T-180 n'est pas un email de cotation, c'est une prise de contact préparatoire. Le but : prévenir le client que son contrat arrive à échéance dans environ 6 mois, vérifier que le périmètre n'a pas changé (nouveaux sites, sites fermés, évolution d'activité), recueillir l'accord pour récupérer les données Enedis si nécessaire, et caler un point de cotation à T-90 ou T-60. Sur les grands comptes et les contrats HTA, cette étape conditionne tout le reste. Sur un C5 simple en monosite, on peut sauter T-180 et démarrer à T-90. Volto permet de paramétrer la séquence par segment de client.

L'email seul suffit-il ou faut-il aussi appeler et envoyer du courrier ?

Tout email seul a un taux d'ouverture de 30 à 45 % sur des bases B2B PME et un taux de clic plus faible encore. Sur une relance fin de contrat, qui est un événement à fort enjeu, nous recommandons systématiquement le multi-canal : email à T-180 et T-90, appel téléphonique à T-90 et T-30, courrier recommandé à T-30 uniquement si le client n'a pas répondu sur les deux premiers canaux. Le courrier sert de preuve d'avoir prévenu et lève l'argument du « je n'ai jamais reçu d'information ». Volto trace les trois canaux dans l'historique de la fiche et permet de générer les courriers en PDF avec en-tête du cabinet.

Que faire quand le client demande de cotater mais que le marché est défavorable ?

Plusieurs leviers, à pondérer selon le profil. Proposer une formule indexée plutôt que fixe, qui reporte la décision de prix au moment du dénouement de marché plus favorable. Proposer une durée plus courte (12 mois plutôt que 36) pour limiter l'engagement à un haut de cycle. Décaler la signature de quelques semaines si le préavis le permet et que les indicateurs marché suggèrent une détente proche. Documenter la décision dans la fiche pour pouvoir y revenir. Sur le timing de cotation, voir notre page dédiée à la fenêtre de cotation marché énergie.

Combien de renouvellements perd-on quand on rate une fin de contrat ?

Sur la base des cabinets que nous accompagnons, un courtier qui ne relance pas dans la fenêtre du préavis perd 30 à 50 % des renouvellements concernés. Le client n'est pas perdu pour toujours — il revient souvent au cycle suivant, un ou trois ans plus tard — mais la commission de la période est intégralement perdue, et le fournisseur sortant en profite pour reconduire à des conditions plus chères pour le client, ce qui n'aide pas la relation. Sur un portefeuille de 200 contrats actifs avec 180 renouvellements annuels, rater 10 % de la fenêtre représente typiquement 25 000 à 50 000 € de commission annuelle perdue.

Voir aussi

Tester la séquence sur votre portefeuille

L'import du calendrier des fins de contrat, le paramétrage des préavis par fournisseur et le démarrage des relances automatiques se font dans la première semaine. Au-delà, c'est le pipeline qui prend le relais et signale les fenêtres à ouvrir.

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À partir de 200 €/mois HT — 2 utilisateurs, six modules, sans engagement.